2009年 11月 16日

メールの受信トレイを空に　―gmailでGTD―

「GTD」って知ってますか？

私はごくごく最近、この記事を書くにあたり知ったばかりなので、WikipediaのGTD（Getting Things Done）のページより引用します。

GTD（Getting Things Done）とは個人用のワークフロー管理システムである。デビッド・アレン（David Allen）が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』（2002年）の中で提唱する。

「ナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働）の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らすことを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。個人の生産性を向上させることができるとされ、LifeHack（ライフハック）の1つである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すものである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

なんだか難しくてよくわからない･･･！？
実は、私もこれだけではよくわかりません。

簡単に言うとGTDとは「時間ではなく行動を管理する」ということ。

例えば、仕事を管理するときは、時間を優先して計画が立てられることが多いと思います。
でも、実際には次々いろんな仕事が割り込んできませんか？
結果、計画は狂いがちに･･･。
GTDはこの様な複雑化した仕事を行動で管理する点が大きな特徴なんだそうです。

GTD的なメール整理

「で、そのGTDとやらが何なの？」というと、GTDの考え方を基にメールの整理をする方法があることを知り実践してみたら、これが思いのほか使いやすかったんですね。

私はgmailを使っているんですが、今までのメールの中身はこんな感じでした。

メールの受信トレイを空に　―gmailでGTD―_b0184205_1837884.jpg

受信トレイには振り分けの設定をしていないメールがいっぱい･･･（汗）。

そこでGTD的なメール整理術を実践してからのがこちら。

メールの受信トレイを空に　―gmailでGTD―_b0184205_1871022.jpg

大きく違うのは、受信トレイの中がからっぽなこと。
そんなの、受信トレイの中のメールを全部削除すれば済むじゃない～、というご意見はとりあえず置いといて下さいね～。

実際の運用方法は？

「GTD メール」などのキーワードで検索するといろんなサイトがHITしますので、詳しい説明はそちらをご覧下さいませ。

大きな違いはフォルダの分け方。
私は今まで、主にメールの送信者ごとにカテゴリを分けていました。
（例えば、整理収納アドバイザー関連のメールは「整理収納AD」というフォルダ内に入れる）

一方、GTDでは「行動ごと」にメールを分けます。
私の分け方は以下の通りにしました。

Respond（返信が必要）
Action（作業が必要）
Hold（とりあえず保留中）
Waiting（誰かからの返事待ち）
Reference（参考資料）
Trash（いらないもの）

実際には、
「受信トレイに届いたメールはかならず目を通し、作業をする前に上記フォルダのいずれかに振り分ける（受信トレイに置きっぱなしにしない）」
↓
「時間があいたら各フォルダの中のメールの作業をする」

という流れになります。
このとき、各フォルダの優先順位は、上から下。
時間があるときに、hold内やReference内のメールに目を通すというようにしています。

これ、かなりおススメです！
なんといっても受信トレイがからっぽなのはすごく気分いいですよ。

GTDって初めて知ったけどなんとなく興味があるわ～、と思った方にはこちらの本をどうぞ♪
→百式管理人の田口さん翻訳の「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」。

私も是非読んでみようと思います～。