2012年 01月 03日

段取り上手への道とGTD

明けましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて、新しい年が明け、志も新たにされている方も多いのではないでしょうか？
私自身のことをいうと、恥かしながらまだ昨年中にやり終えたかったことの諸々をこの休みの間にこなしている･･･という状況でして･･･。
そんな私も、今年は段取り良く物事を進められるようになるべく、日々努力していきたいものだと切に感じております。

そこで、新年最初の記事は「段取り上手」について。

段取り上手の人の特徴とは？

このような仕事をするようになって、段取り上手の方に出会う機会が増えました。

段取り上手の人を見ると、ある特徴が見られます。
それは、「行動に移すまでが早い」ということ。

なぜ、行動に移すまでの時間が早いのか？というと、「次にすべき行動がわかっている」から。

どこかで聞いたことあるフレーズ？？と思った方、私のブログをご覧いただいている方でピーンと来た方もいらっしゃるかもしれませんね。
そう、GTDでおなじみのフレーズです。

GTDでは、頭の中の「気になること」を書き出したあと、それぞれに対して「次にすべき行動」を考えます。
段取り上手な方というのは、おそらく、「気になること」を「次にすべき行動」に変換する作業が自然とできているのだと思います。

次にやるべき行動がわかっているから、時間のムダ・行動のムダが少ない。
だから、段取り上手。

では、どうすれば「次にすべき行動が」わかるのか？というと。
これも、段取り上手の人を見ていると、「前もって準備をしている」ことがわかります。
準備の方法は違えど、段取り上手な人ほど準備の時間を別にとっているのですよね。

目に見えるやり方（紙に書き出すなど）をする人もいれば、目に見えないやり方（頭の中で考える）をする人もいる。
頭の中で考える場合も、作業前に意識的に時間を取って考えている人もいれば、一見いきあたりばったりで何も準備していないように見える人でも、実は作業しながら頭の中では自然と次の行動を考えていたりする。

そして更に言えば、段取り上手の人は、おそらく準備の内容も違うのではないか？と思うのです。
GTD風に言えば、やるべき「行動」をリストアップしているのではないか、と。

一方、段取りがあまり得意ではない人、というのはGTD風に言えば、やるべき行動をリストアップしているのではなく、「気になること」レベルの内容をリストアップしているのかもしれませんね。

「気になること」と「次にやるべき行動」の違いとは？

「気になること」と「次にやるべき行動」の違いについてなんですが。
詳しくは、GTDの本を読んでいただくか、検索していただくとよりご理解いただけるのではないかと思いますが、例を挙げてみたいと思います。

ちょうど今日の我が家の話なんですが、上の子がおばあちゃん宛に手紙を書きました。

このとき、わたし的には

「気になること」･･･手紙を出す

です。

ですが、家に切手がありませんでした。
切手を買う、という行動を先に起こさないと手紙が出せません。
（我が家は郵便局より、コンビニ＆ポストの方が近いのです。）

「手紙を出す」という「気になること」を、「切手を買う」という「次にやるべき行動」に意識して変換する必要があります。
そうでないと、切手を買い忘れて何日も手紙を出さずに放置になるかもしれません。
（少なくとも、我が家ではよくありがち･･･）

自分に合った変換レベルで、次に何をすべきか？をリストアップしていくと、いざ物事を行う時に迷うことなく実行できて段取り上手に近づけるのではないかと思います。

（今年は、ライフオーガナイズにGTDを絡めて何かやりたいなぁ、と考え中･･･。）

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