「どれもこれもやらなきゃいけない」と思っている人は、時間管理のマトリクスを見直そう！

昨日のブログの続きです。

いつまでたっても忙しい気がする方へ。緊急なことばかり優先していませんか？
あなたにとっての『重要なこと』に少しばかり時間を割いてみて下さい。

と書きましたが。
ここで、こんな疑問が生まれてくる人がいるのではないでしょうか？

全部急いでやらなきゃいけないし、全部大事なんだけど、どうすればいいの？？

時間管理のマトリクスでいうところの、第1領域がパンパンな状態の方です。


そんな方向けの、時間管理のマトリクスの見直しステップをご紹介します。

＊　　　　　＊　　　　　＊

ステップ1. まずはとにかく第1領域をこなす

第1領域の中でも特に緊急度の高いものは早くこなさないと、大きな問題につながる可能性があります。
その可能性があるものは、とにかく「早く」対応します。




ステップ2. 第1領域に「本当は第3領域のこと」がないかチェックする

第1領域のうち、緊急度がより高いことをひととおりこなして一段落したら、次は第1領域の中で本当は第3領域のことがないか考えてみます。

イメージとしてはこのあたり。



第1領域と第3領域の境目って意外とあいまいです。
人によっては、本当は第3領域なのに第1領域だと錯覚してたりすることもあります。それで第1領域がパンパンっていう人もいます。

このときのキーワードは「自分」。
自分にとって重要かどうかでチェックして、第1領域を減らすことを試みます。



ステップ3. できた余裕を第2領域に割り当てる

ステップ１,２で第1領域にそこそこ余裕が出てきたら、その余裕を第2領域に費やします。

ここでやってしまいがちなのが、前回のブログでも書いた「重要度より緊急度を優先してしまう」ことなんです。「時間できたから早くやっとかなくちゃ」みたいな感じですね。


本当に急いでやらなければいけないことは別ですが、それ以外の優先順位を決めるときは重要度を軸にするのが、「いつまでたっても忙しい」病から抜け出す第1歩となります。

＊　　　　　＊　　　　　＊

以上が、時間管理のマトリクスの見直しステップですが、最後に第1領域と第2領域の関係について。


第1領域には、発生当初から第1領域に該当するものと、最初は第2領域だったのがだんだん緊急性が高くなって第1領域になったものとがあります。

前者は自分ではコントロール不可能な突発的な出来事が相当しますが、後者は何か？？

はい、いわゆる「先延ばし」ですね。
大事な仕事だけど期日が先だからまだいいか、と思っていたら期日が近くなってあわてているような状態です。早く済ませておけばこんな大変なことにはならなかったのに…ってやつですね。
私も書いてて耳が痛いですが…(^_^;)


第2領域から第1領域になってしまうと何がまずいか？というと、第1領域は緊急性が高いので「早さ」が問われる状態であること。「とにかく早く終わらせなきゃ！」と、やっつけ仕事になってしまう恐れがあります。

第2領域に時間を割くのは、将来の第1領域を減らすことにもつながるというわけです。


いかがでしたか？？
今日のこの記事も、今まで眠っていたブログネタから掘り起こしたものでした^^;
しばらくはこんな感じで、オーガナイズに関するお役立ちネタをUPしていきたいと思います。

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